Workflows

Workflow (זרימת עבודה) הוא תיאור של תהליך עבודה בתוך הארגון.

Workflow הוא "מיני" יישומים המוגדרים מראש שתפקידם הוא ייעול ואוטומציה של קשת רחבה של תהליכים עסקיים. לדוגמה:
איסוף חתימות, משוב, סבב אישורים אישורים טורי או מקבילי לתוכניות ומסמכים, מעקב אחר סטטוס של הליך שגרתי, ניתוב מסמכים ליעדים מרובים ועוד.

תהליך העבודה יכול להיות קשור במחלקות שונות, עובדים שונים ואף בין Workflows שונים.

ארגונים רבים מבזבזים כסף רב על תהליכי עבודה פגומים ולא יעילים כיוון שפעמים רבות תהליכי העבודה מנוהלים בצורה ידנית. עבודה עם SharePoint מאפשרת למחשב ולפקח על תהליכי העבודה בארגון וכך לחסוך זמן וכסף רב. יתרה מזאת במסגרת יכולות
ה-Workflows של ה-SharePoint ניתן להגדיר תהליכי עבודה ולהפוך אותם לאוטומטיים לחלוטין.

 

כל סוג של Workflow שמגיע כחלק מה-SharePoint מתנהג כמו תבנית. 

SharePoint מספק חמישה סוגי Workflows מובנים (ללא צורך בפיתוח):

הערה: את חמשת סוגי ה-Workflows ניתן לקבל במסגרת רישוי מסוג SharePoint Server 2010 ו-SharePoint Online for Office 365 for enterprise.
ארגונים עם רישוי מסוג SharePoint Online for Office 365 for small businesses and professionals נהנים משלושה סוגי Workflow מובנים בלבד (ללא צורך בפיתוח).

Approval - אישור
 

Workflow מסוג Approval מנתב מסמכים או פריטים אחרים לאנשים המיועדים לאשר או לדחות אותם.

ניתן גם להשתמש ב-Workflow מסוג Approval לצורך שליטה באישור תכנים, בין אם התכנים נמצאים ברשימה ובין אם הם נמצאים בתיקייה.

Collect Feedback - איסוף משוב
 

Workflow מסוג Collect Feedback מנתב מסמכים או פריטים אחרים לאנשים המיועדים למלא את המשוב.

עבודת ה-Collect Feedback היא איחוד של כל המשובים מכל המשתתפים עבור יוזם
ה-Workflow ואספקת תיעוד של תהליך הסקירה.

Collect Signature - איסוף חתימות
 

Workflow מסוג Collect Signature מנתב מסמכי Office לאנשים המיועדים לחתום עליהם חתימה דיגיטלית.

שים לב, Workflow מסוג Collect SIgnature עובד רק עם מסמכי Word, חוברות עבודה ב-Excel וטפסים ב-InfoPath.

Disposition Approval - אישור מחיקה

 

Workflow מסוג Disposition Approval מטפל בצרכים של ניהול רשומות בתוך הארגון.
Workflow זה מנהל את תאריך התפוגה של המסמך ואת תהליך מחיקת המסמכים וזאת על ידי מתן אפשרות למשתמשים להחליט אם לשמור או למחוק מסמכים או פריטים פגי תוקף.

כש-Workflow מסוג Disposition Approval מתחיל, הוא יוצר פעולה עבור כל מסמך ועבור כל רשימה בנפרד. כשמדובר בכמות גדולה של מסמכים ורשומות, כמות הפעולות שה-Workflow מייצר תהיה גדולה ותייצר עומס (בעיקר אם מדובר בהפעלה אוטומטית). לכן, יש אפשרות להגדיר את ה-Workflow על חבילת מסמכים ורשימות.

ניתן להגדיר את ה-Workflow כך שיפעל בשיתוף פעולה עם מדיניות תפוגה כך שה-Workflow יפעל באופן אוטומטי בכל פעם שמסמך או רשימה באתר מגיעים לתאריך התפוגה שלהם.

Three-State
 

Workflow מסוג Three-State מטפל במעקב אחר סטטוס של פריט באמצעות שלושה שלבים.

Workflow זה משמש בעיקר לניהול תהליכים עסקיים הדורשים מעקב אחר נפח גדול של נושאים ופריטים. לדוגמה: תמיכת לקוחות, לידים, מכירות, משימות בפרויקט ועוד.

בכל מעבר בין שלביו השונים, ה-Workflow מקצה פעילות לעובד ושולח e-mail לאותו עובד עם תזכורת. כשהפעילות מסתיימת, ה-Workflow מעדכן את הסטטוס עבור אותו פריט ומתקדם לשלב הבא.

 

איך ניתן להוסיף ולהפעיל Workflow ב-SharePoint ?

התרשים הבא מציג את השלבים הבסיסיים לתכנון, הוספה, הרצה ושינוי של Workflow:

 

איך ניתן להוסיף ולהפעיל Workflow ב-SharePoint ?

התרשים הבא מציג את השלבים הבסיסיים לתכנון, הוספה, הרצה ושינוי של Workflow:
Plan  - תכנון מוודא שברור באילו אפשרויות מעוניינים ואיזה מידע יצטרך להיות זמין בעת הפעלת ה-Workflow.
Add - מילוי טופס ההתנעה כדי להוסיף את ה-Workflow לרשימה, ספריה או Site Collection.
Start - הפעלה ידנית או אוטומטית של ה-Workflow החדש על מסמך או פריט מתוך רשימה או ספריה.
כשה-Workflow מופעל, הוא מייצר פעילויות, שולח הודעות ומתחיל מעקב אחר פעולות ואירועים שונים.
Monitor - כשה-Workflow רץ, ניתן לראות את הסטטוס שמפרט אילו פעילויות הסתיימו ואילו פעולות אחרות קרו.
אם יש צורך, ניתן לבצע התאמה על פעולות נוכחיות ועתידיות ואף להפסיק או לבטל את הריצה שלה-Workflow.
Review - כשפעולת ה-Workflow מסתיימת, ניתן לראות את ההיסטוריה בדף הסטטוס. כמו כן, מדף הסטטוס ניתן לקבל דו"חות סטטיסטים וביצועים כלליים.
Change - שינוי תהליך ה-Workflow באמצעות שינוי טופס ההתנעה.