SharePoint

מה זה SharePoint?

SharePoint הוא חלק ממשפחת Microsoft Office והוא מספק פתרון לבניית פורטלים בהתאם לצורך של ארגונים שונים בכל גודל.
SharePoint מורכב מכלים וטכנולוגיות התומכים בשיתוף פעולה ושיתוף מידע בתוך הצוות ובארגון כולו באמצעות ה-Web.
החבילה הכוללת היא פלטפורמה שבה ניתן לבנות יישומים עסקיים לצורף שיתוף וניהול מידע בתוך הארגון.
ניתן לבנות יישומים אלה עם או בלי צורך בכתיבת קוד, החבילה מאפשרת למשתמש העסקי הממוצע ליצור, לפרוס ולנהל אתרי צוות, ללא תלות במשאבים מיומנים, כגון מנהלי מערכת או מפתחים. באמצעות שימוש ברשימות, ספריות ורכיבי Web Part, ניתן לבנות אתר ציוותי או ארגוני ולהפוך את התהליכים העסקיים ליעילים ואחידים.
SharePoint זמין לארגונים בשתי דרכים עיקריות:

 

פריסת SharePoint On-premise

בעבודה עם On-Premise, הארגון בונה, מגדיר, ומנהל את המידע על סביבת SharePoint משלו. ניתן לעשות זאת תוך שימוש בגישות רבות ושונות, הכוללות שמירה על מרכז הנתונים בתוך יחידת המחשב בארגון או אירוח ייעודי במרכז הנתונים מחוץ ליחידת המחשב, המרכיב העיקרי של סביבה מסוג זה הוא שיש לארגון שליטה מלאה על הסביבה וניתן להוסיף ולפרוס פתרונות מותאמים אישית ללא מעצורים.  

עבור SharePoint On-premise, קיימות שתי אפשרויות:

 

מנוי ל-Office 365 SharePoint

Office 365 הוא מנוי על שירותי SharePoint המתארחים ומתוחזקים על ידי מיקרוסופט במרכזי הנתונים שלה. הארגון מקבל סדרה של הנחיות ואפשרויות פיתוח וחייב לעקוב אחריהן בתוך הסביבה שהוקצתה לו. היתרונות של מנוי כזה הוא שניתן לנצל את התכונות של SharePoint במהירות ובקלות, ללא צורך בתקורות נוספות.

ניהול התוכן ב-SharePoint הוא קל. הגדרות "מאחורי הקלעים" מאפשרות עבודה עם סוגי מסמכים, מדיניות שמירה ומיון אוטומטי של התוכן ובכך מאפשר עבודה טבעית וקלה מול Office.

SharePoint מאפשר גישה לכל המידע במסדי נתונים, דוחות ויישומים עסקיים ובכך עוזר לאנשים למצוא את המידע שהם צריכים על מנת לקבל החלטות.

 

פורטלים  ארגוניים הם התשתית הנפוצה ביותר בעולם ניהול הידע

  • ריכוז נתוני המידע המשותפים במקום מרכזי אחד.
  • מניעת מידע מפוזר ב-E-mail ובתיקיות משותפות שונות.
  • "לוח מודעות ציבורי" לעדכון הצוות / הפרויקט / כלל הארגון.
  • כניסת בעלי עניין שונים לעמודים מסויימים בהתאם למערכת הרשאות.
  • כניסה ועדכון מידע בכל שעה, מכל מקום, ללא תלות ברכיבי זיכרון.

 

על מנת לקבוע מהי השיטה הטובה ביותר עבור כל ארגון וארגון, יש למפות את הצרכים הנוכחיים ולנסות לנתח את הצרכים העתידיים. להלן מספר שאלות שיש לשקול בשלב זה:

  • איזו רמת שליטה נדרשת עבור הנתונים בתוך הסביבה ?
  • אילו סוגי הסכמי רמת שירות (SLA) נדרשים ?
  • האם יש לארגון את המשאבים הפנימיים הנדרשים כדי לתמוך בסביבה ?
  • אילו סוגים של התאמות אישיות וקוד מותאם אישית יצטרכו להיתמך בסביבה ?

שאלות אלה ועוד שאלות נוספות יאפשרו לארגון לקבוע איזו גישה היא הטובה והמתאימה ביותר עבור הארגון.
כשארגון בוחר את הגישה המתאימה לו, יש לקבוע מה רמת הרישוי שצריך לרכוש. לכל אחת מאפשרויות הפריסה השונות יש אפשרויות רישוי שונות זמינות.

 

רכיבי SharePoint

לא רבים יודעים אבל ל- Microsoft יש גרסת SharePoint אשר ניתנת להורדה ושימוש בחינם (בהתאם להסכם השימוש אשר נכתב ע"י מייקרוסופט).

הגרסה האחרונה נקראת SharePoint foundation 2013 והיא נותנת פתרון לארגונים אשר זקוקים לפלטפורמה מאובטחת לניהול ושיתוף פעולה אשר ממבוססת אינטרנט.

SharePoint foundation 2013 מסייע לצוותי העבודה לעבוד בצורה יעילה, ומהירה כמו כן הוא מספק להם גישה קלה ויעילה למסמכים ולמידע אשר הם זקוקים ובכך הם יכולים לקבל החלטות מושכלות ונכונות יותר. כמו כן ניתן לתאם לוחות זמנים, לארגן ולנהל מסמכים, להשתתף בדיונים, לצור בלוגים, אתרי וויקי, תהליכי עבודה אוטומטיים, לבצע חיפוש מהיר ועוד מגוון אפשרויות נוספות.

יש לציין שניתן להרחיב את יכולות החיפוש של ה- SharePoint foundation 2013 בעזרת Search Server Express שגם הוא כלי חינמי של מייקרוסופט. בעזרת תוסף זה יכולות החיפוש משתפרות משמעותית ואף משתוות ליכולות החיפוש של גרסת ה Standard המלאה.

צריך לזכור ש- SharePoint foundation 2013  היא גרסה בסיסית בלבד אשר ניתן להגיע אתה לתוצאות יפות ובזמן קצר בעזרת יישום ופיתוח. כמובן כשנדרוש יותר מהמערכת ניתן יהיה לשדרג בקלות לגרסאות מקיפות יותר כמו גרסת ה- Standard או .Enterprise.

SharePoint Foundation מספק את תכונות שיתוף הפעולה הבסיסיות הכלולות בתוך SharePoint. תכונות אלה הן הבסיס הנדרש כדי לבנות פתרונות שיתוף פעולה ותקשורת סטנדרטיים בארגון. התכונות העיקריות של SharePoint Foundation סובבות סביב ניהול מסמכים ושיתוף פעולה. הרשימה הבאה מתארת ​​את היכולות העיקריות של הפלטפורמה. יכולות אלה אחראיות לעובדה שארגונים רבים בעולם אימצו פלטפורמה זו:

* שיתוף מסמכים ומשימות. אתרים ציוותיים מאפשרים גישה לנתונים במקום מרכזי אחד לצורך שיתוף מסמכים ומידע, תיאום לוחות זמנים    ומשימות, השתתפות בדיונים בסגנון פורום. חברי צוות יכולים להשתמש באתרים אלה כדי לחלוק את המידע בלי קשר למיקום הגאוגרפי  שלהם. מכיוון שה-SharePoint משתמש באותם מאפיינים כמו של Office, למשתמשים קל להשתמש במערכת ולנווט בין האתרים  השונים.

* ספריות מספקות סביבה מצויינת ליצירת מסמכים וניהולם לעומת פתרונות ניהול קבצים. ניתן להגדיר ספריות על מנת להבטיח כי מסמך  הוצא (Checked out) לפני העריכה, ניתן לבצע מעקב אחר היסטוריית הגרסאות של מסמך, או לאפשר למשתמשים לשתף פעולה  בתהליך אישור המסמך.

* הגדרות אבטחה על בסיס תפקידים ווידוא שמידע רגיש מאובטח וזמין רק לאנשים הרלוונטים.

* מעקב משימות ומערכת התראות שמאפשרת למשתמשים להיות מעודכנים בנושא פעילויות נוכחיות ופעילויות קרובות.

* תבניות ליצירת אתרי WIKI ובלוגים מאפשרות לשתף את המידע ברחבי הארגון במהירות ובקלות.

* הקטנת משאבי יישום והטמעה. מכיוון ש-SharePoint Foundation זמין ללקוחות שיש ברשותם Windows Server, וזמין להורדה  ללא תשלום, זמן היישום והעלויות נמוכים באופן משמעותי וכתוצאה מכך ניתן להבחין ביתרונות הבאים:

  • הטמעת פורטל ציוותי מהירה וקלה ולא גוזלת משאבים רבים מהארגון.
  • משתמשים יכולים ליצור וליישם באופן מהיר יחסית פורטל בעל מראה מקצועי ישירות מתוך הדפדפן שלהם.
  • מכיוון ש-SharePoint Foundation מציע אינטגרציה מלאה עם יישומי Office השונים, משתמשים יכולים להשתמש ביישומים כגון Word כדי ליצור ולנהל מסמכים, ללא צורך בהכשרה יקרה וללא צורך בשינוי תהליכים.

* אימוץ האינטרנט לשיתוף פעולה: על ידי הרחבת והתאמת ה-SharePoint Foundation, ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

  • יצירת אתרים שיתופיים מלאים עם ספריות מסמכים המשמשות כמאגרים מרכזיים ליצירה, ניהול ושיתוף מסמכים עם אנשי הצוות.
  • יצירה, חיבור והתאמה אישית של קבוצת יישומים עסקיים לצרכים השונים בארגון.

 

לסיכום, SharePoint Foundation מייצג את תכונות הליבה של SharePoint בנושא איחסון ושיתוף פעולה. זוהי הגירסה האידיאלית לצוותים ולארגונים קטנים שמחפשים לשפר את היכולת שלהם לעבוד אחד עם השני בסביבת עבודה מאובטחת, גירסה זו קלה לשימוש ולהטמעה.

 

דוגמאות אשר ביצענו ללקוחותינו:

 
  • מערכת לניהול וחיפוש מסמכים הכוללת יכולות חיפוש מתקדמות בעזרת Search Server Express
  • מערכת ניהול קריאות עבור אנשי IT.
  • מערכת חכמה לניהול מלאי כולל התראות על מלאים חסרים.
  • מערכת לניהול צי רכב קטן.
  • פורטל אירגוני.
  • מערכת לשימור ידע עבור קבוצות פיתוח.
  • ועוד...

 

ארגונים רבים מתלבטים ומנסים להבין איזו גירסת SharePoint היא הגירסה המתאימה ביותר לצרכים שלהם. בסעיפים הבאים נסביר כמה הבדלים בין הגירסאות ותרחישי שימוש עבור כל אחת מהן.

  • SharePoint Foundation כולל בעיקר תכונות של ניהול מסמכים ומהווה פלטפורמה לשיתוף פעולה. עם גירסה זו, המשתמש הממוצע יכול לבנות יישומים עסקיים מבוססי אינטרנט ללא צורך במשאבים טכניים או כתיבת קוד. גירסה זו זמינה בחינם לכל ארגון שיש ברשותו Windows Server. גירסה זו הפכה להיות מאוד פופולרית ככלי שיתופי לצוותים. בעיקר בזכות התבניות והמודולים הקיימים באתר, המאפשרים למשתמשים להוסיף מסמכים, תמונות ומידע באמצעות טופס פשוט ולא על ידי שימוש בקוד. משתמשים יכולים ליצור אתר חדש המבוסס על תבנית קיימת תוך מספר שניות. SharePoint Foundation עובד בצורה הדוקה עם יישומי Office, כגון Word, Excel, PowerPoint, Access ו-Outlook, כך שמשתמשים יכולים ליצור ולשתף תוכן באמצעות סביבה מוכרת ונוחה.
  • SharePoint Server כולל את תכונות מתקדמות. יכולות שבזכותן ארגונים מאמצים את המערכת לצורך ניהול תהליכים עסקיים, ניהול תוכן, ותחקור מידע על פני האינטראנט והאינטרנט. גירסה זו גם מציעה גם כלים לאיסוף תוכן באופן אוטומטי בצורה מצטברת מאתרים צוותיים, שליפת תוכן ממקורות מרובים למיקום מרכזי, מה שהופך את ניהול המידע לקל עוד יותר.

בארגונים רבים בונים תכנית לטווח קצר והן לטווח ארוך מבחינת בחירת גירסת ה-SharePoint. במקרים רבים, מומלץ להתחיל עם סביבת Foundation, להתמקד בעיקר במאמצי שיתוף הפעולה וניהול המסמכים. ברגע שהצרכים משתנים/גדלים, ניתן לשדרג לאחת מגירסאות SharePoint Server השונות. הדבר העיקרי שמומלץ להימנע ממנו הוא לבנות פתרונות הדורשים תכונות Server בסביבת Foundation.


SharePoint Server מרחיב את יכולות גירסת ה- Foundation על ידי אפשרויות נוספות שמספקות תכונות עשירות ומתקדמות שניתן לנצל במסגרת היישום בארגון. להלן רשימה חלקית של היכולות:

  • חיפוש מתקדם: למרות שחיפוש כלול בהתקנה של SharePoint Foundation, תכונות החיפוש בגירסת ה-Server מציעות גמישות רבה יותר. תכונות אלה מאפשרות להתאים אישית WebPart שמציג דפים עם תוצאות של חיפושים. ניתן להגדיר חיפושים שונים ולהתאימם לצרכי היחידות הארגוניות השונים.
  • ניהול תוכן: SharePoint Server תומך ביצירת תוכן ופרסומו לאינטרנט. הפרסום כולל תכונות שמטפלות באישורים של Workflows בפריסות דפים וסוגי תוכן, המאפשרים יצירת ופרסום תוכן אינטרנטי ממותג מבלי לכתוב קוד מורכב. תכונות אלה משמשות גם אתרי אינטרנט רגילים שנוצרו ב-SharePoint וגם סביבות אינטראנט פנים ארגוניות שנוצרו בתוך SharePoint. תכונות אלה מאפשרות ליצור פתרון אשר מנצל חלק מהתכונות הבאות:
  1. עריכת תוכן קלה
  2. תמיכה באתר רב לשוני
  3. Cross-Site Publishing
  4. Catalog Enabled Lists & Libraries
  5. Managed Navigation
  6. כתובות URL ידידותיות
  • Enterprise Services: שרות זה מאפשר לבנות במהירות ובקלות פתרונות מותאמים אישית תוך שימוש בכלי אופיס לדוגמה: 
  1. InfoPath Forms Services
  2. Excel Services, Visio Services ו-PerformancePoint Services
  3. Access Services
  • (Business Connectivity Services (BCS: גם אם ה-SharePoint יהפוך ליישום המרכזי בארגון, עדיין עשויים להיות בארגון יישומים ישנים שנותנים מענה לצרכים נוספים. BCS מאפשר להתחבר למקורות נתונים חיצוניים אלה ולהציג נתונים עסקיים באמצעות Web Parts או רשימות SharePoint. למרות ש-BCS אינו מכיל את המידע ממערכות אלה, הוא פועל כמו גשר ווירטואלי בין מערכות אלה לבין המשתמש. עבודה עם BCS בדרך כלל דורשת כתיבת קוד.
  • רשתות חברתיות: רשתות חברתיות נמצאות כיום בכל מקום והפכו לחלק בלתי נפרד בפתרונות רבים. תכונות כגון דירוגים ותיוגים מאפשרות גישה נוחה ומהירה לסיווג של תוכן. משתמשים רבים התרגלו לתכונות אלה ברבים מהפורטלים והאתרים בהם הם משתמשים מחוץ לעולם העסקים. לדוגמה, כשאדם מעוניין לרכוש ספר, ניתנת לו האפשרות לסקור דירוגים שקוראים אחרים דירגו כדי לתאר את תוכנו של הספר. בנוסף, הוא יכול גם לדרג את החוויה האישית שלו. וזאת, כדי לספק משוב לקונים פוטנציאליים אחרים. שיטה זו גם עובדת מצוין בעולם העסקים. כשמשתמשים כותבים הערות הקשורות לנושאים ספציפיים ומדרגים איכות של חומר שקראו, זה עוזר למשתמשים אחרים להבין את הרלוונטיות של התוכן, ולאחר מכן מפחית הרבה מהזמן הנדרש כדי למצוא את התוכן הנכון.
  • ניהול רשומות: SharePoint Server מספק תמיכה מצוינת לניהול תוכן לאורך כל מחזור החיים שלו. זה כולל תכונות כגון מעקב אחר גישה לתוכן, סקירה ובדיקה על תוכן שפג תוקפו, ויצירת מדיניות שמירת קבצים ותוכניות.

 

ארגונים רבים מתלבטים ומנסים להבין איזו גירסת SharePoint היא הגירסה המתאימה ביותר לצרכים שלהם. בסעיפים הבאים נסביר כמה הבדלים בין הגירסאות ותרחישי שימוש עבור כל אחת מהן.

  • SharePoint Foundation כולל בעיקר תכונות של ניהול מסמכים ומהווה פלטפורמה לשיתוף פעולה. עם גירסה זו, המשתמש הממוצע יכול לבנות יישומים עסקיים מבוססי אינטרנט ללא צורך במשאבים טכניים או כתיבת קוד. גירסה זו זמינה בחינם לכל ארגון שיש ברשותו Windows Server. גירסה זו הפכה להיות מאוד פופולרית ככלי שיתופי לצוותים. בעיקר בזכות התבניות והמודולים הקיימים באתר, המאפשרים למשתמשים להוסיף מסמכים, תמונות ומידע באמצעות טופס פשוט ולא על ידי שימוש בקוד. משתמשים יכולים ליצור אתר חדש המבוסס על תבנית קיימת תוך מספר שניות. SharePoint Foundation עובד בצורה הדוקה עם יישומי Office, כגון Word, Excel, PowerPoint, Access ו-Outlook, כך שמשתמשים יכולים ליצור ולשתף תוכן באמצעות סביבה מוכרת ונוחה.
  • SharePoint Server כולל את תכונות מתקדמות. יכולות שבזכותן ארגונים מאמצים את המערכת לצורך ניהול תהליכים עסקיים, ניהול תוכן, ותחקור מידע על פני האינטראנט והאינטרנט. גירסה זו גם מציעה גם כלים לאיסוף תוכן באופן אוטומטי בצורה מצטברת מאתרים צוותיים, שליפת תוכן ממקורות מרובים למיקום מרכזי, מה שהופך את ניהול המידע לקל עוד יותר.

בארגונים רבים בונים תכנית לטווח קצר והן לטווח ארוך מבחינת בחירת גירסת ה-SharePoint. במקרים רבים, מומלץ להתחיל עם סביבת Foundation, להתמקד בעיקר במאמצי שיתוף הפעולה וניהול המסמכים. ברגע שהצרכים משתנים/גדלים, ניתן לשדרג לאחת מגירסאות SharePoint Server השונות. הדבר העיקרי שמומלץ להימנע ממנו הוא לבנות פתרונות הדורשים תכונות Server בסביבת Foundation.