פורטל ארגוני

מה הם התרחישים הנפוצים שבעקבותיהם ארגונים מעוניינים להקים פורטל ?


ל-SharePoint יש יכולת לתת פתרון מותאם לצרכים המשתנים והיחודיים של כל ארגון וארגון. SharePoint מציע פתרונות רבים בפורמטים שונים.


SharePoint מספק תכונות ויכולות המאפשרות לארגונים לבצע את הפעולות העסקיות העיקריות הבאות:

•         שיתוף (Share)
•         ארגון (Organize)
•         גילוי (Discover)
•         בנייה (Build)
•         ניהול (Manage)

                                                                         

הפתרונות שנבנים באמצעות SharePoint מאפשרים "הנחייה" של משתמשים לפעול בדרך מסויימת על מנת לבצע פעולות שונות ועל מנת שדרג ההנהלה יוכלו לקבל את הדרישות

שלהם תוך כדי נוחות וקלות עבודה למשתמשים השונים.
על ידי יצירת פתרונות שתפקידם לשתף נתונים, ארגונים יכולים לשפר את שביעות רצונם של המשתמשים ולהגדיל את התפוקה.
בעידן זה, משתמשים מצפים לקבל פתרונות מהירים, קלים ויעילים, אם אפשר אז באופן עצמאי כדי לתת מענה מיידי לצרכים שעולים ומשתנים כל הזמן.
כש-SharePoint מוטמע בארגון הוא מספק פלטפורמה שמספקת את הצורך הזה.

פורטל ארגוני מהווה "שער" שדרכו משתמשים שונים יכולים לגשת למידע עסקי. אם הפורטל יוגדר וייבנה בצורה יעילה ונכונה, זה יהיה המקום הראשון אליו פונה העובד על מנת להכניס מידע בעל חשיבות.
פורטלים שונים מאתרי אינטרנט רגילים בכך שהם מותאמים במיוחד לכל ארגון. במקרים רבים, פורטל עשוי למעשה ממספר רב של אתרים, עם מידע המאוחסן באופן ישיר באתרים אלו או במערכות אחרות, כגון שיתופי קבצים, יישומים עסקיים, או באתר אינטרנט רגיל.
דבר זה מאפשר לפורטל להיות מיקום מרכזי עבור המשתמשים, משתמשים יכולים לבקר בפורטל כדי למצוא מידע ללא קשר למיקום האחסון שלו בפועל. חשוב שהמידע שנמצא בפורטל יהיה מאובטח, מעודכן ונגיש בקלות.
לדוגמה, עובד חדש שזה עתה הצטרף לארגון. בנוסף ללימוד התפקיד החדש, העובד חייב להכיר במהירות את התהליכים והמדיניות של החברה. פורטל טוב צריך לספק את כל המידע כמו גם קישורים לכל מערכות המידע ואתרי האינטרנט שהעובד צריך לעבוד איתם בעבודתו היום יומית. המידע צריך להיות מוצג בצורה פשוטה ואינטואיטיבית. בנוסף, צריכה להיות לעובד היכולת להקליד מילים בתיבת חיפוש ולקבל תשובות רלוונטיות. העובד צריך גם להיות מסוגל לחלוק מידע עם עובדים אחרים. במובנים רבים, פורטל טוב צריך לפעול כתוכן עניינים של כל המידע ואתרי האינטרנט הקשורים לארגון.


לסיכום, הפורטל מספק דרכים לשתף ולצרוך מידע ממקום מרכזי אחד. למרות שנראה כאילו כל הנתונים נמצאים בתוך יישום פורטל יחיד, סביר להניח כי הנתונים נמצאים במערכות רבות, הפורטל הוא רק הדרך לפשט את הגישה לנתונים.

 

 

 

מערכת SharePoint תומכת בכל הכלים הדרושים לניהול ידע ויותר. במערכת SharePoint כלים לניהול ממוקד של קבצים מחד ומאידך מהווה בסיס לרשת חברתית מקצועית המאפשרת שיתוף ידע ושימורו בארגון. המערכת זקוקה למעט מאוד ניהול בהשוואה למערכות דומות אחרות.
ניתן ליישם את המערכת גם בשירותי ענן, הפוטרים את הארגון מניהול התשתית מאחורי המערכת.

מאפייני הפורטל:
 
  • ניהול הידע הארגוני כנכס ארגוני במקום אחד
  • ניהול תהליכי זרימת הידע (Workflows) והבנייתם
  • הטמעת תפיסה של שיתוף בידע
  • הנגשה של חומרים מקצועיים לעובד לפי עיסוקו המקצועי
  • יצירת אינטגרציה של נתונים, מידע וידע לפי עולמות תוכן מובנים
   

 

כלים ויכולות בפורטל SharePoint:

  • מיקום מרכזי לשמירת קבצים, זמינות בצורה מאובטחת באינטרנט.
  • ממשק אינטרנטי נוח לניהול "דף הבית" של הפורטל.
  • שמירת מסמכים בקלות ישירות מתוך Power Point, Excel, Word ועוד...
  • ניהול מסמכים מתקדם (סימוכין אוטומטי, ניתוב מסמכים, איסוף חתימות, אישורי מסמכים, דירוג).
  • ניהול גירסאות מסמכים מתקדם בצורה אינטואיטיבית.
  • קבלת התראות בדואר אלקטרוני אודות שינויים שבוצעו.
  • מערכת הרשאות ברמת הקובץ.
  • אבטחת מידע ברמה מתקדמת.
  • פורומים וסקרים פנימיים מאפשרים שיתוף דעות ורעיונות בחברה.
  • תמיכה מלאה בעברית.
  • חיפוש קל לפי שם או תוכן הקובץ.
  • חיפוש ממוקד לפי מאפייני הקובץ.
  • זמינות בצורה מאובטחת.
  • גיבוי מקיף.
  • יצירת טפסים מקוונים.
  • חיבורים למערכות חיצוניות.
  • ממשק אינטרנטי נוח לניהול שוטף.
  • סינכרון רשימות אנשי קשר ולוחות שנה מול ה-Outlook.
  • יצרת Workflows מתקדמים באמצעות ה-SharePoint Designer ו-Visual Studio.
  • יכולות חיפוש מתקדמות - כולל חיפוש באתרים חוץ ארגוניים.
  • ממשק Business Intelligence חדש ומתקדם.
  • רשתות חברתיות פנימיות המאפשרות גישה לכלל העובדים ולידע המקצועי שלהם.
  • ניהול פרופילים מתקדם / ניהול עמיתים.
  • חיבור ל-External Connections.
  • Office Web APPS.
  • תמיכה בניהול מסמכים ורשימות ב-Offline.
  • תמיכה משופרת בגישה סלולרית.
  • ספריות מדיה מותאמות לצפייה ואחסון ב-SharePoint.
  • ניטור המערכת באמצעות כלים מובנים ב-SharePoint.
  • ניהול ותחזוקת המערכת באמצעות SharePoint PowerShell.

 

הרשימה הבאה מספקת רק כמה מהסיבות לכך שארגונים רבים בוחרים להשקיע בהקמת פורטל:

  • משתמשים התרגלו לעבוד עם טכנולוגיה, והם מצפים לקבל כלים קלים לשימוש וגישה פשוטה למידע הרב שנמצא בארגון. הם מאמינים שאם הכלים יהיו קלים לשימוש והגישה תהיה פשוטה, יהיה להם יותר קל לבצע את עבודתם. בנוסף, חייהם האישיים כוללים את אותה הטכנולוגיה, הם מצפים שמקום העבודה שלהם ייתן להם אפשרות לעבוד באותן הטכנולוגיות.
  • האימוץ של האינטרנט וטכנולוגיות הקשורות לאינטרנט הופך את הפורטל לבחירה מובנת מאליה. מכיוונים שפורטלים הם מבוססי אינטרנט, מקבלי החלטות יכולים לגשת למידע חשוב באמצעות האינטרנט, ללא קשר למקום שבו הם נמצאים.
  • פורטל מאפשר לעובדי הארגון להתמודד עם המשימות היום יומיות ממקום מרכזי אחד, בעוד שבעבר הדברים היו מחולקים על פני יישומים ומערכות.
  • כשהארגון כפוף לרגולציה, שימוש בפורטל מבטיח שנתיב ביקורת מדויק נשמר במסמכים חשובים וכי תהליכים עסקיים מתבצעים בצורה אחידה.
  • הגישה שמבוססת על שיתוף קבצים ששימשה בעבר לאחסון רוב המידע בארגון הייתה תלויה במידה רבה בהרגלים ובמנהגים של האדם שיוצר אותם. פורטל משתף מידע המבוסס על המבנה הארגוני, מה שהופך את המערכת לאינטואיטיבית עבור כל אחד בארגון. מבנה זה משפר משמעותית את הפרודוקטיביות מכיוון שהעובדים יכולים בקלות רבה יותר לאתר ולאחזר מידע.
  • פורטל מוקם בהתאמה לגודל הארגון ולצרכיו. ומציע פתרון שבאמצעותו הפורטל צומח ומתפתח ביחד עם גדילתו והתפתחותו של הארגון.
  • למרות שחברות מתפתחות ומתקדמות מבחינה טכנולוגית, עדיין ארגונים רבים עובדים עם מערכות ישנות ומקורות נתונים, כגון שיתופי קבצים, מסדי נתונים, או יישומים עסקיים כאלה ואחרים. הקמת פורטל משתלבת עם מערכות אלה, ובכך מתאפשרת כריית נתונים קלה ופשוטה יותר.