רכיבי SharePoint

Sites, Workspaces and Site Collections

שני המונחים, Site ו-Site Collection מתייחסים לאתרי SharePoint. אתרים אלה, שבו ניתן ליצור באמצעות תבניות SharePoint זמינות, נקראים גם Team Collaboration Sites, והם חולקים את המידע באמצעות Web Parts, רשימות וספריות במרכיבים השונים שלהם. הרשימה הבאה מסבירה כיצד הם שונים:

  •  Sites (אתרים): מידע משותף בתוך צוות או ארגון. אתרים מגיעים עם מגוון תבניות, כל תבנית מכילה סט ייחודי של רשימות, ספריות ודפים. התבנית הנבחרת תלויה לרוב בצרכים הארגוניים.
  •  Site Collections: קבוצת אתרים שיוצרת היררכיה עם אתר ראשי. האיור הבא מציג Site Collections בצורה גרפית.

בעת יצירת List או Library,

SharePoint יוצר באופן אוטומטי חלק מקביל שמאוחר יותר ניתן להוסיף לדף Web Part.

Web Parts הם כמו מיני יישומים או מודולים המציגים מידע על דף או מבצעים תפקיד מיוחד.

Web Parts יכולים לבצע מספר רב של פעולות, ומאפשרים למשתמש להוסיף טקסט ותמונות מותאמים אישית לדף אינטרנט מבלי לכתוב קוד HTML.

למרות שחלק גדול מה-Web Parts מגיעים כחלק בלתי נפרד מה-SharePoint, ניתן להרחיב ולייצר Web Parts מותאמים לצרכים הספציפיים של הארגון.

Web Parts מאוחסנים בגלריה וגוררים אותם לדפים הרלוונטים באתר.

משתמשים יכולים לעשות שימוש חוזר, להעביר ולהתאים אישית Web Parts. לדוגמה, אפשר למקם מודול קטן שמציג מזג אוויר וכל חטיבה בארגון תחליט אם ואיך להציג את אותו מודול בדפים שלהם.

Library הן אפליקציות SharePoint שמאפשרות ליצור, לאחסן, לנהל ולשתף מסמכים. ב-SharePoint קיימים מגוון יישומים מסוג Library, כל אחד מהיישומים עוצב לאפשר מקסימום יעילות כאשר עובדים עם סוגים מסוימים של מסמכים.
Library מאוד דומה ל-List עם הבדל עיקרי אחד, בזמן שהתוכן הנפוץ ברשימות הוא אנשי קשר, משימות, הודעות, ולוחות שנה, התוכן של Library הוא מסמכים.

אפשר להתייחס ל-Library כאל מקום שמסייע למשתמשים למצוא קבצים באופן מהיר וקל וזאת על ידי שימוש בתכונות או מילות מפתח מיוחדות כגון סטטוס, בעלים, או תאריך יעד.
לאחר שמוסיפים מספר מאפיינים למסמך, ניתן ליצור תצוגות או דוחות מיוחדים לסינון, מיון, ולארגון המסמכים המבוססים על מאפיינים אלו. בנוסף, ניתן ליצור ולנהל בקלות ובמהירות סוגים נפוצים של מסמכים כגון Word  או Excel  ישירות מתוך הדפדפן.

List (רשימה) היא יישום בסיסי ב-SharePoint List היא מקום אחסון לקבוצה של פריטים. פריטים יכולים להיות מוגדרים כמו כל אובייקט שמבצעים מעקב אחר המידע שבתוכו.

כדי ליצור פריט, יש למלא טופס המתאר את הפריט. המידע מטופס זה מאוחסן בתוך רשימה.

לדוגמה, List של SharePoint שמטרתה לעקוב אחר הזמנות של לקוחות. כל הזמנה תתווסף ל-List באמצעות השלמת טופס.
הטופס מספק סביבה מבוקרת שמאפשרת איסוף מידע באופן מובנה ואחיד על מנת להבטיח שכל המידע שנשמר על לקוחות יהיה זהה ובר ניתוח והשוואה.

כל הזמנה ללקוח נחשבת לפריט. List יכולה להיות פריטים רבים, עם זאת, פריט יכול להשתייך רק ל-List אחת.
List של SharePoint נחשבת כקלה להקמה, אין צורך בקוד, מיומנויות מיוחדות, או כלים. ניתן להשתמש ב-List כדי לאחסן כמעט כל סוג של מידע.

ה-Lists הנפוצות ביותר הן: אנשי קשר, משימות, הודעות ולוחות שנה. ניתן ליצור Lists אחרות כמעט עבור כל תרחיש כדי לעקוב ולשתף מידע.

 

אלמנטים של List

List כוללת בתוכה פריטים, עמודות ותצוגות.
פריטים ועמודות דומים לשורות ועמודות שרגילים לראות בגיליון אקסל.
פריטים: פריט הוא שורה בתוך List. לדוגמה, ברשימה עם מידע על לקוחות, לכל לקוח יהיה פריט ייחודי ברשימה, פריט זה יכול גם להיקרא, שורת הלקוח או רשומת הלקוח.
עמודה: עמודה היא שדה ברשימה. עמודה גם יכולה לתפקד כ-Metadata שהיא תאור של מידע הקשור לפריט. לדוגמה: פרטי לקוח, מספר הטלפון, כתובת מייל וכתובת רגילה יהיו עמודות שמתארות את הלקוח.
תצוגה: רשימה אחת יכולות להיות מוצגת במספר תצוגות שונות. מטרת התצוגה היא לתת מענה לדרישות המשתמשים. תצוגה מציגה קבוצת משנה של מידע מהרשימה. לדוגמה, לקוחות שנוספו במהלך תקופה מסויימת.

 

סוגי עמודות

רשימות SharePoint יכולות להכיל סוגים שונים על עמודות:

Single line of text: ככל הנראה, סוג זה של עמודה הוא הנפוץ ביותר. עמודה זו יכולה להכיל מגוון רחב של פורמטים כגון, שמות, מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני, כותרת של פריט וכמעט כל דבר שניתן להכניס לתוך תיבת טקסט בת שורה אחת.

Multiple lines of text: לעתים, סוג של עמודה זה הוא שימושי משום שהיא יכולה לאחסן כמויות גדולות יותר של מידע, כגון רקע על הלקוח או כתובת למשלוח חיובים. עבור סוג עמודה זה, ניתן לבחור אם המידע צריך להכיל אלמנטים פשוטים או משופרים כגון טקסט מודגש, מעוצב, תמונות או טבלאות. עמודה זו ניתנת להרחבה תוך כדי הזנת הטקסט, לחילופין, ניתן לבחור מראש כמה שורות יוצגו. מומלץ להגדיר מראש את מספר השורות כשמשתמשים בעמודה מסוג זה כדי לאסוף מידע ממשתמשים, כך המשתמשים מבינים כמה תוכן מצפים מהם להזין.

Choice: כאשר יש צורך לאסוף מידע על פריט, ניתן להציע למשתמשים מבחר של ערכים או תשובות לבחירה. אם ניקח לדוגמה את רשימת הלקוחות, ייתכן שיש צורך לדעת מה הם סוגי השירותים או המוצרים אותם רכש הלקוח. אם הארגון מספק מספר קבוע של שירותים מרכזיים, מומלץ להציג למשתמשים, קבוצה של בחירות כדי להבטיח שהעמודה מכיל תמיד מידע מדוייק. ניתן לבחור אם לקבל את האפשרויות ברשימה נפתחת או Radio Buttons או Check box, המשתמשים יכולים לבחור יותר מפריט אחד. לחילופין, ניתן לאפשר למשתמשים להקליד מידע נוסף שאינו מופיע ברשימה.

Number: שיוך של מספר לפריט מתבצע כשיש צורך לבצע חישובים על המידע. ניתן להגביל את המספרים כך שיפלו בטווח מסוים או להגדירם כאחוזים.

Currency: עמודה זו דומה לעמודת מספר אבל מציג ערכים כספיים. ניתן לבחור סוגי מטבעות שונים המבוססים על אזור בעולם.

Date and Time: עמודה זו מתאים לרשימה המכילה תאריכים או שעות. לדוגמה, מתי לקוח פוטנציאלי הפך ללקוח פעיל או מתי בפעם האחרונה הלקוח רכש מוצר ועוד.
עמודת תאריך מאפשרת למשתמשים להזין את פרטי המועד ישירות לתוך תיבת טקסט או לבחור אותו מתוך לוח שנה. בעת הגדרת עמודה זו, ניתן לשלוט אם לאפשר רק תאריכים או תאריכים עם שעה. בנוסף, ניתן לבחור ערך ברירת מחדל עבור המועד או הגדרה מיוחדת שמזהה את התאריך הנוכחי.

Lookup: כשסביבת ה-SharePoint מתרחבת, בדרך כלל יש רשימות רבות המכילות מידע חשוב על דברים כגון פרויקטים, מוצרים, עובדים וכו'. במקרים מסוימים, יש צורך לקחת את מידע מרשימה אחת ולקשר אותה עם מידע מרשימה אחרת. דוגמה טובה לכך היא רשימת הלקוחות, ובמקביל לה, קיימת רשימה של פרויקטים שיציגו את שמו של הלקוח שעבורו בוצע הפרויקט. עמודה מסוג Lookup מאפשרת לאחסן מידע במקום אחד ולא בפריטים כפולים בכל רחבי הארגון.
חדש ב-SharePoint 2013 היא היכולת לבחור פריט בעמודת Lookup ויחד עם הבחירה להביא מידע נוסף הקשור לפריט שמוצג ברשימה. לדוגמא, בעת בחירת שם הלקוח בתוך רשימת הפרויקטים, המערכת מביא גם את שמו של איש הקשר ואת מספר הטלפון שלו.

Yes/No: ערך זה מציין אם פריט מתאים לקריטריון ספציפי. במקרה של רשימת לקוחות, ניתן לייצר עמודה בשם פעיל/לא פעיל. סימון ה-Check Box מתייחס ללקוח פעיל, ביטול הסימון מתייחס ללקוח לא פעיל.

Person or Group: עמודה זו מאפשרת לבחור שמות אנשים מתוך מערכת אחרת (לדוגמה, Active Directory) ולקשר אותם עם פריטים ברשימה. במקרה של רשימת לקוחות, שיוך של מנהל הלקוח מטעם הארגון. בנוסף, ניתן לשייך תמונה של האדם הנבחר.

Hyperlink or Picture: עמודה זו מאפשרת למשתמשים להזין כתובת אינטרנט כדי ליצור היפר קישור או להציג תמונה. במקרה של רשימת לקוחות, ניתן להשתמש בסוג זה של עמודה, כדי להציג את כתובת אתר האינטרנט של הלקוח או את הלוגו שלו.

Calculated: עמודה זו משמשת לצורך ביצוע חישובים בהתחשב בשדות אחרים ברשימה. עמודה מסוג זה מאפשרת לבחור שמות של שדות אחרים מהרשימה ולזהות קשרים ונוסחאות. לדוגמה, עמודה שתציג את הותק של הלקוח. כדי לקבל את הנתון הזה, המערכת תצטרך להתחשב בשדות בהם רשום מתי הלקוח התחיל את עבודתו עם הספק ובתאריך הנוכחי.

Task Outcome: שימוש בעמודה מסוג זה רלוונטי כשמגדירים Workflow. מאפייניה של עמודה זו מאוד דומים למאפיינים של עמודה מסוג Choice אך בדרך כלל קשור למעקב פעילויות של Workflow.

External Data: במקרים מסוימים, יש צורך לשייך נתונים עסקיים מיישום עסקי חיצוני עם פריטים ברשימה. לדוגמה, ייתכן שקיימת רשימה של כל המוצרים במערכת ארגונית שמתמחה במכירות. במקום ליצור רשימה זהה ב-SharePoint, ניתן להתחבר לאותו בסיס נתונים ולעשות שימוש במידע זה. כך שכשב-SharePoint  מגדירים שם לקוח, ניתן לבחור את המוצרים הרלוונטיים לאותו לקוח.

ה-Ribbon הוא כלי בתוך SharePoint, מטרתו להפוך את פעולת הניהול והניווט קלה משמעותית מאשר מערכת מבוססת תפריט.

מטרתו של ה-Ribbon היא לספק חוויית משתמש פשוטה יותר בעת העבודה באתר.

סמלים קטנים מופיעים במקום טקסט כדי לתת אינדיקציה ויזואלית.

בנוסף, בזמן שאובייקטים שונים בדף נבחרים על ידי המשתמש, ה-Ribbon מתאים את עצמו כדי להציג את הלשוניות שעשויות לעניין בהתבסס על הבחירה.